Article 1 : Remboursement des frais de déplacement
Le barème de remboursement est fixé par le CA.
Pour chaque sortie, le CA déterminera si l’association remboursera les frais et dans quelles conditions.
Le covoiturage sera privilégié.
Le transport se fera sous la responsabilité du conducteur.
Article 2 : Assemblée Générale – Modalités applicables au vote
- Définition d’un membre votant
L’AG concernant l’exercice révolu, seront autorisées à voter :
- les personnes ayant cotisé pour l’exercice correspondant au bilan
- les personnes à jour de leur cotisation pour l’exercice en cours.
- Votes des membres présents
Les membres présents votent à main levée, ou à bulletin secret si au moins un membre votant en fait la demande.
- Vote par procuration
Le formulaire de procuration est accessible (ou téléchargeable) sur le site. Néanmoins, la procuration pourra être établie sur papier libre, mais devra comporter obligatoirement les coordonnées du mandant, celles du mandataire, la mention « donne procuration à », la date de l’assemblée concernée ainsi que la signature des deux parties.
Article 3 : Droits et devoirs des responsables de groupes
Les responsables de groupes sont des volontaires et ne perçoivent aucune rémunération. Chaque responsable de groupe est coopté, et confirmé dans son poste après avis du CA.
Le nombre de responsables peut varier d’une année à l’autre, selon les besoins et les disponibilités des adhérents volontaires.
Le responsable est garant de la bonne utilisation des locaux et des biens de l’association par ses adhérents.
Le responsable n’est pas nécessairement élu(e) au CA, mais y sera néanmoins le porte-parole de ce groupe en cas de besoin.
Le responsable est autonome dans la gestion de son groupe quant à la méthode de travail et au planning des répétitions.
Dans le cas de prévisions de dépense, le responsable en informera le CA qui délibérera.
Article 4 : Commission de travail
Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration.
La commission est ensuite autonome quant à son mode de fonctionnement. Elle rend compte au CA de ses résultats et des avancées de sa mission.
Article 5 : Réponse aux sollicitations extérieures
Les sollicitations extérieures sont centralisées par le/la Secrétaire. Selon la nature de la demande, à charge pour lui/elle d’y répondre directement, de faire suivre à l’un des membres ou d’en informer le CA. Le président sera informé systématiquement.
Le CA détermine la personne qui détiendra le téléphone de l’association et sera habilitée à répondre aux demandes.
Article 6 : Prêt, location, rachat des instruments de l’association
Afin de permettre à chaque débutant de bénéficier d’un instrument mis à disposition par l’association, et encourager les musiciens à investir dans un instrument, ils seront désormais à louer, au maximum pour les deux premières années de pratique. Cette location n’est exigée que pour les personnes ne participant pas aux sorties.
Le loyer sera perçu annuellement ou trimestriellement suivant les possibilités du locataire.
Au bout de deux ans de pratique, l’association proposera au locataire de racheter son instrument de prêt à prix coûtant (le calcul se fera sur la base du prix d’achat auquel seront soustraits les loyers déjà versés par le locataire).
Le prix de la location correspond au prix de l’instrument acheté par l’association réparti sur 6 ans, chaque année divisée en 3 trimestres (soit par trimestre le prix du neuf divisé par 18).
Pour les personnes participant aux sorties, la possibilité du rachat du matériel est également envisageable avec l’application d’une décote de 10% du prix d’achat par année de vétusté, et un montant plancher déterminé au cas par cas par le CA. La demande doit être faite au CA qui statuera sur la faisabilité de la transaction.
Article 7 : Prêt, rachat des costumes de l’association
Dans la suite de cet article, on désignera par costume tout habit porté par un adhérent lors des activités de l’association : par exemple les costumes traditionnels des danseurs, la tenue des musiciens du bagad, etc.
Il est possible d’acheter un costume appartenant à l’association. Le CA est seul habilité à décider au cas par cas de la faisabilité de la vente et du prix qui en sera demandé.
Les coiffes et cols portés lors des prestations seront nettoyés et amidonnés aux frais de l’association (qu’ils appartiennent à l’association ou qu’ils appartiennent en propre aux danseurs qui sortent avec leur costume personnel).
Article 8 : Cautions pour prêt ou location
Il sera réclamé une caution unique de 300 € à tout adhérent ayant du matériel de l’association en prêt ou en location.
Il revient au responsable d’activité de demander chaque année le chèque de caution et de suivre son parc de matériel.
Article 9 : Modalités de fonctionnement de la médiathèque
Les modalités de fonctionnement de la médiathèque seront définies dans un règlement dédié.
